KSeF offline24 dla konsumenta i firmy: kiedy faktura potrzebuje dwóch kodów QR, a kiedy po wysłaniu zostaje tylko jeden?
W trybie offline24 liczba kodów QR nie zależy od tego, czy sprzedawca „woli jeden czy dwa”. Decydują dwa fakty: czy faktura została już przesłana do KSeF i otrzymała numer KSeF oraz komu i w jaki sposób jest przekazywana. To rozróżnienie jest szczególnie ważne przy fakturach dla konsumentów, podmiotów zagranicznych i innych odbiorców, którym dokument wydaje się poza systemem.
Najprostsza zasada jest taka: jeżeli faktura offline24 trafia do takiego nabywcy przed przesłaniem do KSeF, jej wizualizacja powinna zawierać dwa kody – „OFFLINE” i „CERTYFIKAT”. Jeżeli ta sama faktura została już skutecznie dosłana, system nadał jej numer KSeF i dopiero wtedy przekazujemy jej wizualizację poza systemem, wystarcza jeden kod QR z numerem KSeF.
To drobny techniczny szczegół tylko z pozoru. W praktyce błędna implementacja powoduje, że przedsiębiorca generuje dokument nieodpowiadający etapowi, na którym znajduje się faktura, albo – jeszcze gorzej – odkrywa w momencie sprzedaży, że jego program nie potrafi wygenerować drugiego kodu, bo wcześniej nie przygotowano certyfikatu KSeF typu 2.
Offline24 nie oznacza faktury „poza KSeF na zawsze”
Tryb offline24 został przewidziany jako normalny sposób wystawienia faktury z późniejszym przesłaniem jej do KSeF. Może z niego korzystać każdy podatnik; nie trzeba czekać na oficjalną awarię systemu. Ma znaczenie m.in. wtedy, gdy firma ma problem z internetem, połączeniem z KSeF albo nie chce uzależniać wydania dokumentu od bieżącego czasu przetwarzania po stronie systemu.
Faktura musi być przygotowana elektronicznie według obowiązującej struktury logicznej FA(3). Najważniejszy termin jest bardzo konkretny: dokument należy przesłać do KSeF niezwłocznie, najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu jego wystawienia.
Jeżeli więc faktura offline24 została wystawiona w piątek, standardowy termin na jej dosłanie przypada na następny dzień roboczy. Nie należy rozumieć nazwy „offline24” jako mechanicznego limitu 24 godzin liczonych od konkretnej godziny wystawienia. W praktyce operacyjnej trzeba pilnować następnego dnia roboczego, a nie zegara ustawionego na 24 godziny.
Datą wystawienia faktury offline24 jest data wpisana przez podatnika jako data wystawienia, czyli wartość pola P_1 struktury FA(3). To ważne również dla automatyzacji. Program nie powinien wyznaczać terminu wysyłki wyłącznie od chwili utworzenia pliku albo zapisania PDF-u.
Sytuację komplikuje awaria KSeF, która wystąpi już po przygotowaniu faktury offline24, lecz przed jej wysłaniem. Jeżeli zostanie oficjalnie ogłoszona awaria systemu, termin przesłania dokumentu przechodzi na zasady właściwe dla awarii – fakturę trzeba wtedy przekazać do KSeF w ciągu 7 dni roboczych od zakończenia awarii. Przy awarii całkowitej obowiązują jeszcze inne reguły.
W codziennej pracy największym błędem jest więc traktowanie offline24 jako magazynu faktur, które „wyślemy przy okazji”. Tak ten tryb nie działa. Dobrze skonfigurowany system księgowy powinien:
- zapisać fakturę w prawidłowej strukturze FA(3),
- oznaczyć ją jako oczekującą na wysłanie,
- automatycznie ponawiać transmisję,
- kontrolować termin następnego dnia roboczego,
- zapisać otrzymany numer KSeF,
- po jego otrzymaniu zmienić sposób generowania wizualizacji i kodu QR.
To ostatnie jest często pomijane. A właśnie w tym miejscu dwa kody zmieniają się w jeden.
Konsument dostaje dwa kody tylko w określonym momencie
Faktury dla konsumentów, czyli typowe faktury B2C, nie są objęte obowiązkiem wystawiania w KSeF. Sprzedawca może wystawiać je poza KSeF na dotychczasowych zasadach albo dobrowolnie korzystać z KSeF.
Jeżeli zdecyduje się na KSeF i jednocześnie korzysta z offline24, pojawia się szczególna sytuacja. Konsument nie funkcjonuje w tym modelu tak jak krajowy przedsiębiorca odbierający dokument w systemie. Fakturę należy mu udostępnić w uzgodniony sposób, np. jako wydruk albo plik PDF.
I tu moment przekazania dokumentu ma zasadnicze znaczenie.
Wariant 1: faktura jeszcze nie została przesłana do KSeF.
Sprzedawca wystawił ją w offline24 i od razu chce wręczyć konsumentowi wydruk albo wysłać PDF. Dokument przekazywany poza KSeF powinien mieć dwa kody QR:
- kod z oznaczeniem „OFFLINE” – służący do dostępu do faktury oraz weryfikacji jej danych,
- kod z oznaczeniem „CERTYFIKAT” – pozwalający zweryfikować tożsamość wystawcy.
Drugi kod nie powstanie prawidłowo bez wcześniejszego przygotowania certyfikatu KSeF typu 2. Nie jest to element, który rozsądnie zostawiać na moment, kiedy klient stoi przy kasie lub pracownik chce właśnie wysłać fakturę e-mailem.
Wariant 2: faktura została już przesłana i otrzymała numer KSeF.
Jeżeli przedsiębiorca dopiero po tym etapie generuje PDF lub wydruk dla konsumenta, dokument ma jeden kod QR, a pod nim znajduje się numer KSeF faktury. Kod „CERTYFIKAT” nie jest wtedy potrzebny.
Można to sprowadzić do prostej procedury:
offline24 → dokument wydawany przed numerem KSeF → 2 kody QR
offline24 → dokument wydawany po numerze KSeF → 1 kod QR
Nie należy więc przechowywać jednej, niezmiennej wersji PDF-u jako wizualizacji faktury offline24. Dokument wygenerowany przed wysyłką i dokument wygenerowany po otrzymaniu numeru KSeF mogą wymagać innego oznaczenia.
Jest tu również praktyczna niedogodność. Jeżeli firma przekazała klientowi poprawną wersję z dwoma kodami jeszcze przed wysłaniem dokumentu do KSeF, nie oznacza to, że po uzyskaniu numeru KSeF musi ścigać klienta tylko po to, by wymienić mu papier na wersję z jednym kodem. Inaczej wygląda jednak sytuacja, gdy firma po nadaniu numeru generuje kolejny egzemplarz przeznaczony do używania poza systemem – wtedy powinien on odpowiadać aktualnemu statusowi faktury i zawierać już kod związany z numerem KSeF.
Firma z NIP to inny przypadek niż klient prywatny
Najwięcej pomyłek powstaje wtedy, gdy procedura przygotowana dla konsumentów zostaje bez zmian zastosowana do krajowego przedsiębiorcy z NIP.
Dla krajowego podatnika VAT – zarówno czynnego, jak i zwolnionego – podstawowym miejscem otrzymania faktury objętej KSeF jest KSeF. Przy fakturze offline24 dokument nie ma jeszcze numeru KSeF w chwili lokalnego wystawienia, dlatego nabywca otrzyma właściwą fakturę w systemie dopiero po jej przesłaniu i przydzieleniu numeru.
Jeżeli przed tym momentem trzeba dać przedsiębiorcy dokument potwierdzający zakup, przepisy przewidują możliwość wydania potwierdzenia transakcji. To nie jest jednak to samo co przekazanie mu poza systemem faktury tak, jak przekazuje się ją konsumentowi.
W praktyce trzeba więc przed wygenerowaniem dokumentu odpowiedzieć kolejno na trzy pytania:
- Czy nabywca jest konsumentem lub innym odbiorcą, któremu fakturę udostępnia się poza KSeF, czy krajowym podatnikiem z NIP odbierającym ją w KSeF?
- Czy faktura ma już numer KSeF?
- Czy generowany dokument jest fakturą do przekazania poza KSeF, czy tylko potwierdzeniem transakcji?
To lepsza logika niż prosty warunek „offline = dwa QR”. Taki skrót prowadzi do błędów, ponieważ po skutecznym wysłaniu faktury offline do systemu reguła się zmienia.
Dobrą praktyką przy wdrożeniu programu finansowo-księgowego jest rozdzielenie co najmniej trzech statusów:
- wystawiona offline24 – niewysłana,
- wysłana – oczekuje na przyjęcie/numer KSeF,
- przyjęta – numer KSeF nadany.
Dopiero ostatni status pozwala przygotować późniejszą wizualizację z jednym kodem QR zawierającym oznaczenie numeru KSeF.
Trzeba też sprawdzić obsługę korekt. Jeżeli korygowana faktura pierwotna została wystawiona w offline24, najpierw powinna trafić do KSeF i uzyskać numer KSeF. Dopiero później wystawia się korektę, ponieważ w jej danych trzeba wskazać m.in. numer KSeF faktury korygowanej.
To właśnie takie sytuacje pokazują ograniczenie ręcznego procesu opartego na PDF-ach i folderze „do wysłania”. Przy kilku fakturach miesięcznie człowiek może jeszcze pilnować statusów. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset ryzyko pomylenia wersji rośnie bardzo szybko. System powinien decydować o rodzaju wizualizacji na podstawie aktualnego statusu wysyłki, a nie nazwy pliku.
FAQ: offline24, konsument i kody QR
Czy każda faktura offline24 musi mieć dwa kody QR?
Nie. Dwa kody są potrzebne przede wszystkim wtedy, gdy faktura offline24 jest przekazywana poza KSeF właściwemu nabywcy przed jej przesłaniem do systemu i przed nadaniem numeru KSeF. Po przesłaniu i nadaniu numeru wizualizacja używana poza KSeF ma jeden kod QR z numerem KSeF.
Co oznaczają dwa kody na fakturze offline24?
Pierwszy ma oznaczenie „OFFLINE” i służy do weryfikacji danych faktury oraz dostępu do niej. Drugi ma oznaczenie „CERTYFIKAT” i służy do potwierdzenia tożsamości wystawcy.
Czy do kodu „CERTYFIKAT” potrzebny jest specjalny certyfikat?
Tak. Do wygenerowania drugiego kodu potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2. Trzeba go przygotować wcześniej, a nie dopiero w chwili utraty połączenia z systemem.
Czy konsument musi odbierać faktury w KSeF?
Nie. Faktury B2C nie są objęte obowiązkowym wystawianiem w KSeF. Sprzedawca może dobrowolnie wystawiać je w systemie, ale dokument trzeba konsumentowi udostępnić w uzgodniony sposób.
Czy osoba prowadząca działalność zawsze jest traktowana jak firma?
Nie w każdym zakupie. Jeżeli osoba prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupu prywatnego jako konsument, transakcja pozostaje w istocie B2C. Sam fakt posiadania przez klienta działalności gospodarczej nie zmienia automatycznie charakteru konkretnego zakupu.
Do kiedy trzeba wysłać fakturę z offline24?
Niezwłocznie, ale najpóźniej w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia. Oficjalna awaria KSeF występująca przed wysyłką może zmienić ten termin zgodnie z zasadami właściwymi dla awarii.
Czy „offline24” oznacza dokładnie 24 godziny na wysyłkę?
Nie. W praktyce podstawową granicą jest następny dzień roboczy, a nie 24 godziny liczone od godziny wystawienia dokumentu.
Czy po nadaniu numeru KSeF trzeba zostawić na PDF-ie kod „CERTYFIKAT”?
Nie, jeżeli generowana jest wizualizacja faktury już po przesłaniu jej do KSeF i nadaniu numeru. Wtedy dokument przeznaczony do używania poza KSeF powinien mieć jeden kod QR z numerem KSeF.
Co sprawdzić w programie księgowym przed uruchomieniem offline24?
Najpierw obsługę certyfikatu KSeF typu 2 i automatyczną zmianę wariantu kodów QR po otrzymaniu numeru KSeF. Następnie kolejkę ponownych wysyłek, kontrolę następnego dnia roboczego oraz rozróżnienie konsumenta od krajowego podatnika z NIP.
Pierwsza rzecz do sprawdzenia nie powinna więc brzmieć „czy nasz program potrafi zrobić QR”. Sprawdź, czy rozpoznaje moment nadania numeru KSeF i na tej podstawie generuje dwa kody przed wysłaniem oraz jeden po skutecznym przyjęciu faktury. Jeżeli tego nie robi, właśnie ten błąd trzeba usunąć przed korzystaniem z offline24.
Więcej informacji na: https://finansowa-wiedza.pl
Dodaj komentarz